So beginnt KI in den meisten Unternehmen mit 10 bis 300 Mitarbeitenden, mit kleinem IT-Team oder ganz ohne: über private Konten und gute Absichten, lange bevor jemand ein Projekt daraus macht. Wir bringen KI dorthin, wo Ihre Daten ohnehin liegen, mit klaren Regeln, welches Werkzeug was darf. Microsoft Copilot, Claude, Langdock oder ein Modell, das Ihr Haus nie verlässt: Sie wählen den Grad an Kontrolle, wir richten ein und halten es am Laufen.
Der Vertrag im privaten Konto
Ein Mitarbeitender lässt sich einen Kundenvertrag zusammenfassen, in einem KI-Konto, das auf seinen Namen läuft. Der Text liegt jetzt bei einem Anbieter, mit dem Ihr Unternehmen keinen Vertrag hat. Niemand im Haus weiß davon.
Copilot vor dem Aufräumen
Copilot wird eingeschaltet, weil die Lizenz da ist. Am nächsten Tag findet ein Kollege per Frage die Gehaltsliste, die vor drei Jahren jemand in einen offenen Teams-Kanal gelegt hat. Copilot hat nichts geöffnet, was vorher verschlossen war. Es hat nur gezeigt, was offen stand.
Die Frage im Fragebogen
Ein Großkunde oder die Cyber-Versicherung fragt: „Welche KI-Werkzeuge setzen Sie ein, und wie regeln Sie deren Nutzung?" Die ehrliche Antwort lautet „wissen wir nicht", und die steht dann im Formular.
Der Unterschied liegt darin, wo Ihre Daten verarbeitet werden und wer sie dabei sieht. Alles andere ist Komfort.
Microsoft 365 Copilot
KI direkt in Outlook, Teams, Word und Excel.
Claude von Anthropic
Für lange Dokumente, Analysen und eigene Automatisierungen.
Langdock
Eine Oberfläche für mehrere Modelle, Serverstandort EU.
Lokal und souverän
Ein Modell, das Ihr Haus nie verlässt.
Reihenfolge wie bei jeder Lizenzstufe: erst die Schutzbasis (sichere Anmeldung, aufgeräumte Berechtigungen, Schutz vor Datenabfluss), dann die KI-Lizenz. So zahlen Sie nicht für Werkzeuge, die noch niemand sicher nutzen kann.
Schritt 1 · Woche 1–2
Bestandsaufnahme und Regeln
Wir sehen uns an, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Unternehmen heute schon genutzt werden, welche Daten sie sehen und wo die Ablage noch offen ist. Daraus entstehen eine Nutzungsregel für Ihre Mitarbeitenden (eine Seite, kein Handbuch) und eine Empfehlung, welcher der vier Wege zu welcher Aufgabe passt.
Schritt 2 · Woche 3–6
Einrichten mit Leitplanken
Berechtigungen aufräumen, die Werkzeuge mit Firmen-Login freigeben, Schutz vor Datenabfluss einschalten, nicht freigegebene Tools für Firmendaten sperren. Pilot mit einer kleinen Gruppe, dann Ausrollen. Eine kurze Einweisung je Team, dokumentiert, damit die KI-Kompetenz-Pflicht erfüllt und nachweisbar ist.
Schritt 3 · Laufend
Betrieb und Anpassung
KI-Werkzeuge laufen im Managed Workplace wie jede andere Anwendung: Lizenzen, Updates, neue Funktionen, Freigaben. Quartalsweise schauen wir, was tatsächlich genutzt wird und welche Lizenzen Sie sich sparen können.
Copilot und DSGVO: die Checkliste vor der Einführung
Was vor dem ersten Klick geklärt sein sollte.
LesenWas Copilot in Ihrem Unternehmen wirklich lesen kann
Warum aufgeräumte Berechtigungen vor der Lizenz kommen.
LesenSchutz vor Datenabfluss
Sensible Dokumente erkennen und im Haus halten, auch gegenüber KI.
Zum ProduktTechnisch ja, das dauert zehn Minuten. Copilot sieht dann alles, worauf der jeweilige Nutzer Zugriff hat, auch die Gehaltsliste, die vor drei Jahren jemand in einen offenen Teams-Kanal gelegt hat. Deshalb räumen wir Berechtigungen zuerst auf und schalten KI erst danach frei. Das ist dieselbe Reihenfolge wie bei jeder Lizenzstufe: erst die Schutzbasis, dann die nächste Funktion.
Meist eine Kombination. Copilot für den Alltag in Outlook, Teams und Office. Claude, wenn lange Dokumente, Analysen oder eigene Automatisierungen im Vordergrund stehen. Langdock, wenn mehrere Modelle unter einer Oberfläche laufen sollen und der Serverstandort in der EU gesetzt ist. Die Empfehlung entsteht in der Bestandsaufnahme, an Ihren echten Aufgaben.
Souverän heißt: Das Modell läuft auf Hardware, die Sie kontrollieren, in Ihrem Haus oder in einem deutschen Rechenzentrum, und kein Anbieter außerhalb der EU sieht die Daten. Nötig ist das selten für das ganze Unternehmen, oft aber für einen klar abgegrenzten Bereich: Verträge, Konstruktionsdaten, Personalakten, Anforderungen aus TISAX oder Geheimschutz. Dafür richten wir ein eigenes Modell ein; der Rest läuft bequem in Copilot.
Bei Geschäftskonten von Microsoft und Anthropic ist das vertraglich ausgeschlossen, bei Langdock ebenfalls. Private Konten sind der Unterschied: Dort gelten die Regeln des jeweiligen Anbieters für Privatnutzer. Das ist der Grund, warum wir Firmendaten für private Konten sperren.
In einem Punkt fast jedes Unternehmen: Seit dem 2. Februar 2025 gilt die Pflicht, dass Mitarbeitende, die KI einsetzen, dafür ausreichend geschult sind (Art. 4). Für die üblichen Büro-Anwendungen ist das überschaubar: eine kurze Einweisung, eine Nutzungsregel, ein Nachweis in der Akte. Beides ist Teil der Einrichtung. Hochrisiko-Anwendungen wie eine automatisierte Bewerberauswahl sind ein anderes Thema und bekommen eine eigene Prüfung.
Wir verbieten nichts über Nacht. Erst kommt das freigegebene Werkzeug mit Firmen-Login, dann die Regel, dann die technische Sperre für Firmendaten in privaten Konten. In dieser Reihenfolge wechseln die meisten von allein, weil das freigegebene Werkzeug bequemer ist und die Kollegen es auch nutzen.
KI-Werkzeuge sind im Managed Workplace als Zusatz buchbar, im Ultimate-Paket sind Copilot oder Langdock enthalten. Die Einführung mit Leitplanken von dieser Seite ist ein eigenes, einmaliges Projekt mit Festpreis. Danach läuft KI im gleichen Betriebsmodell wie der Rest.
30 Minuten, kostenfrei, ohne Verkaufsdruck. Wir hören zu, sortieren mit Ihnen die Lage, und Sie wissen am Ende, ob KI im Arbeitsplatz der richtige Hebel ist.