Wenn jemand das Unternehmen verlässt, kümmert sich die Personalabteilung um Vertrag und Zeugnis. Wer sich um den Zugang zu E-Mails, Dateien und Geräten kümmert, ist oft nicht festgelegt. Unsere Checkliste zeigt, was am letzten Arbeitstag und in der Woche danach in Microsoft 365 passieren sollte, in welcher Reihenfolge und wer zuständig ist.
Checkliste herunterladenDas Kennwort ist gesperrt, die Sitzung läuft weiter
Ein gesperrtes Konto beendet keine angemeldete App auf dem Handy. Ohne Abmeldung aller Sitzungen bleibt der Zugriff auf E-Mails und Dateien oft noch tagelang bestehen.
Freigabelinks überleben das Konto
Dateien, die per Link geteilt wurden, bleiben erreichbar. Postfachregeln, die E-Mails an eine private Adresse weiterleiten, laufen ebenfalls weiter, bis jemand sie findet.
Niemand weiß, wer zuständig ist
Personalabteilung, Vorgesetzte und IT-Dienstleister gehen jeweils davon aus, dass ein anderer das Konto schließt. Gleichzeitig braucht das Team Zugriff auf Postfach und Ablage der Person, die gegangen ist.
Für Geschäftsführung, Personalabteilung und alle, die Austritte organisieren.
Die Checkliste ersetzt keine arbeits- oder datenschutzrechtliche Beratung. Sie beschreibt einen Ablauf, der sich bewährt hat.
Checkliste Offboarding Microsoft 365 · PDF, 4 Seiten
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